EVİNOKS SERVİS EKİPMANLARI SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Versiyon 0.1
01/01/2020

İÇİNDEKİLER
1. GİRİŞ 2
1.1. Politikanın Amacı ve Kapsamı 2
1.2. Yürürlük ve Değişiklik 2
2. ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ 2
2.1. Veri Sahipleri 2
2.2. Kişisel Veri İşleme Amaçları 3
2.3. Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Yürütülen Faaliyetler 4
2.4. Kişisel Veri Kategorileri 6
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR 7
3.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler 7
3.2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar 7
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar 8
4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI 9
5. VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI 10
6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ 11
7. KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR 11

⦁ GİRİŞ
⦁ Politikanın Amacı ve Kapsamı
⦁ 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”), Evinoks Servis Ekipmanları Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi’nin (“Evinoks” veya Şirket”) Kanuna uyumluluğunun sağlanmasını ve Şirket tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesini amaçlamaktadır.
⦁ Politika, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde Şirket tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede Politika, Şirket tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, Şirket’in işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.
⦁ Şirket çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar, işbu Politika’nın kapsamında olmayıp, Evinoks Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ayrıca düzenlenmektedir.
⦁
⦁ Politika’da kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.
⦁
⦁ Yürürlük ve Değişiklik
Politika, Şirket tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.
Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel versiyonuna Şirket web sitesinden https://www.evinoks.com/ erişilebilir.
⦁ ŞİRKETİMİZİN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ
⦁ Veri Sahipleri
⦁ Politika kapsamındaki veri sahipleri, Şirket tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Şirket çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak ilgili kişi kategorileri aşağıdaki şekildedir:
⦁ iKATEGORİLERİ ⦁ AÇIKLAMA
⦁ ⦁ Çalışan Adayı ⦁ Şirket’e CV göndererek veya başka yöntemlerle iş başvurusu yapan gerçek kişiler
⦁ ⦁ Hissedar/Ortak ⦁ Şirket’in hissedarı/ ortağı gerçek kişiler veya Şirketin Yönetim kurulu üyesi gerçek kişiler
⦁ ⦁ Stajyer ⦁ Şirkette yasal olarak staj yapan çalışanları
⦁ ⦁ Potansiyel Müşteri / Potansiyel Ürün veya Hizmet Alıcısı ⦁ Şirketin ileride mal/hizmet satması muhtemel gerçek kişiler veya tüzel kişilerin çalışanları
⦁ ⦁ Tedarikçi Çalışanı ⦁ Şirketin ürün veya hizmet aldığı şirketlerin çalışanları
⦁ ⦁ Tedarikçi Yetkilisi ⦁ Şirketin ürün veya hizmet aldığı şirketlerin yetkilileri
⦁ ⦁ Ziyaretçi / Web Ziyaretçi ⦁ Şirket binasına giriş yapan üçüncü kişiler, ile web sitesini ziyaret eden kişiler
⦁ ⦁ Müşteri Yetkilisi/ Ürün veya Hizmet Alan Kişi ⦁ Tüzel kişi müşterilerin yetkilileri veya gerçek kişi müşterinin kendisi
⦁ ⦁ Müşteri Çalışanı ⦁ Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler veya sözleşmesel ilişki olan müşterilerin çalışanları
⦁ ⦁ Çalışan Aile ⦁ Şirkette çalışanların aile bireyleri
⦁ ⦁ Üçüncü Kişi ⦁ Yukarıda yer verilen ilgili kişi kategorileri ile Şirket çalışanları harici gerçek kişiler

⦁ İlgili kişi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. İlgili kişinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde ilgili kişi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.
⦁ Kişisel Veri İşleme Amaçları
⦁ Şirket tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:
⦁ Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Çalışanlar ı̇çin ı̇ş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
⦁ Denetim / etik faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Erişim yetkilerinin yürütülmesi
⦁ Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
⦁ Finans ve muhasebe ı̇şlerinin yürütülmesi
⦁ Fiziksel mekan güvenliğinin temini
⦁ Hukuk ı̇şlerinin takibi ve yürütülmesi
⦁ İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ İş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Organizasyon ve etkinlik yönetimi
⦁ Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi
⦁ Reklam, kampanya, promosyon süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Talep / şikayetlerin takibi
⦁ Ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
⦁ Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
⦁ Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

⦁ Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Yürütülen Faaliyetler
Şirketin gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri ile ilgili aşağıda bilgi verilmektedir.
⦁ Finans faaliyetlerinin yürütülmesi çerçevesinde, bankalar ile sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, ödemelerin yapılması, kosgeb teşvik başvurularının yürütülmesi, TUİK süreçlerinin yürütülmesi,
⦁ Muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi çerçevesinde, beyannamelerin verilmesi, cari kartların girilmesi, mali denetimlerin yaptırılması, e-defter kayıtlarının tutulması, muhasebeleştirme işlemlerinin yapılması, maaş haczi kesintilerinin yapılması, Sanayi bakanlığı ile işlemlerin yapılması, kapasite raporunun oluşturulması, şirket harcamalarına ilişkin belgelerin tutulması, kredi kartı harcamaları, tahsilat ve tediye belgelerinin işlenmesi, ödemelere ilişkin kayıtların tutulması, imza sirküleri, vekaletname, imza beyannamesi gibi temsil faaliyetleri işlemlerinin yapılması, vergi denetimleri süreçlerinde kişisel veriler şirketimiz tarafından işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
⦁ Ar-ge süreçleri kapsamında, Ar-ge teşvikleri kapsamında çalışan bilgileri resmi kurumlara aktarılabilmektedir.
⦁ Üretim faaliyetleri kapsamında, üretim resimlerinin oluşturulması sırasında, kişisel verileriniz işlenebilmektedir.
⦁ Patent başvurularının yapılması sırasında ilgili çalışanın verileri ilgili tedarikçi ve resmi kurum ile paylaşılabilmektedir.
⦁ Satın alma faaliyetleri kapsamında, müşterilere ilişkin cari kartların oluşturulması, depo süreçlerinin yürütülmesi, irsaliyelerin imzalanması, faturaların alınması, tedarikçiler ile iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, sipariş formlarının alınması, tedarikçi form ve anketlerinin doldurulması, teklif süreçlerinin yürütülmesi, sırasında kişisel veriler işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. Yine alt işveren veya hizmet alım sözleşmelerinin kurulması sebebiyle tedarikçi çalışanına ait kişisel veriler işlenmektedir.
⦁ Yönetim kurulu faaliyetleri kapsamında, genel süreçlerinin yürütülmesi, yönetim faaliyet raporunun oluşturulması, genel kurul toplantı tutanaklarının oluşturulması, ticaret sicil faaliyetleri, imza sirküleri süreçleri ve iç yönerge süreçlerinin yürütülmesi sırasında da hissedar ve yönetim kurulu ile çalışana ait kişisel veriler işlenebilmekte ve ilgili kurumlara aktarılabilmektedir.
⦁ Yurtiçi satış faaliyetleri kapsamında, müşteriler için cari kart oluşturulması, müşteriye ilgili şirket çalışanın bildirilmesi, satış, irsaliye ve faturalarının düzenlenmesi, müşteri ile iletişi faaliyetlerinin yürütülmesi, satış ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, fuarlara ve bölge ziyaretlerine ilişkin kayıtların tutulması, ürün satışı yapılan Tedarikçilere müşteri ziyaretlerine ilişkin aksiyon raporlarının paylaşılması, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesinin talep eden müşterilere gönderilmesi, siparişlerin alınması, sözleşmelerin yapılması, tekliflerin hazırlanması onaylanması ve müşteriye iletilmesi, müşteri tarafından onaylanması, Müşteri Görüş/Şikayet kayıtlarının yapılması faaliyetleri sırasında kişisel işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
⦁ 5651 sayılı “İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun” kapsamında, iletişim, e-posta ve internet trafiğinin takibi ve e-posta içeriği gibi tüm veriler Şirket tarafından işlenebilmektedir.
⦁ Şirkete ait internet sitesi üzerinden; “Bültenimize abone olun” kısmından abone olmanız halinde bültenleri iletebilmek amacıyla, e-mail adresiniz olan iletişim verileriniz, “İletişim formu”nu doldurmanız sırasında adınız, e-mail adresiniz, telefon numaranız olan kimlik ve iletişim bilgileriniz, Siteyi ziyaret etmeniz sırasında 5651 sayılı “İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun kapsamında ıp adresiniz, tarayıcı bilgileriniz olan işlem güvenliğine ilişkin verileriniz, Siteyi ziyaret etmeniz sırasında zorunlu çerezler, İşlevsellik ve Tercih Çerezleri, Sosyal Medya Çerezleri, Performans ve Analiz Çerezleri, Hedefleme veya reklam çerezlerinin toplanması sırasında pazarlama verileriniz Şirket tarafından işlenmektedir.
⦁ Güvenlik kameralarıyla iç ve dış alanlarda kamera kaydı alınmak suretiyle kişisel veriler işlenmektedir.
⦁ İş sağlığı ve güvenliği faaliyetleri kapsamında, iş kazası bildirimi yapılması, risk analizi yapılması, ziyaretçilere İSG talimatnamelerinin imzalatılması, iş kazası formlarının tutulması sırasında kişisel veriler işlenmektedir.
⦁ Seyahat işlemlerinin yürütülmesi sırasında, iş gezisine gidecek kişilerin evraklarının ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilmesi sırasında kişisel veriler işlenmekte ve aktarılmaktadır.
⦁ İdari işler faaliyetleri kapsamında alt işveren, yüklenici, taşeron çalışanlarına ilişkin kişisel veriler işlenmektedir.
⦁ Ziyaretçi kayıtlarının tutulması sırasında kişisel veriler işlenmektedir.
⦁ İş başvurularının alınması sırasında çalışan adaylarına ilişkin kişisel veriler işlenmektedir.
⦁ Personel işleri kapsamında özlük dosyalarının oluşturulması sırasında, çalışanın ailesine ilişkin kişisel veriler işlenebilmektedir. Örneğin aile durumu bildirim formunun doldurulması sırasında çalışanın ailesine ilişkin bilgiler işlenmektedir.
⦁ Maaş hacizlerinin işlenmesi, cevaplanması, ödemelerinin yapılması sırasında üçüncü kişilere ilişkin kişisel veriler tutulmaktadır.
⦁ Hukuki işlemlerin gerçekleştirilmesi amacıyla sözleşmeli avukatın tayini, bilgi ve belgelerin aktarımı sırasında amaçlarla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılabilmektedir.
⦁ İlgili kişi başvurularının alınması, cevaplanması sırasında kişisel veriler işlenmektedir.
⦁ Çalışanların sağlık verileri, mümkün olan en dar kapsamda işlenmeye çalışılmaktadır. Kural olarak sağlık verilerine erişim sadece gerekli olması durumunda bu konuda yetkilendirilmiş çalışanlar tarafından gerçekleştirilebilecektir. Sağlık verilerinin işlenmesi gereken durumlarda, bu işlemeyi gerçekleştirmek amacıyla yetkilendirilen kişilerin, bu verilerin hassasiyetini anlamasına ve gerekli önemleri alabilmesine yönelik bilgilendirmeler yapılır.
⦁ Evinoks Dış Ticaret Limited Şirketi tarafından yürütülen yurtdışı satış faaliyetleri kapsamında, gümrük işlemlerinin yapılabilmesi, lojistik süreçlerinin yürütülmesi,
⦁ Satış ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, proformaların müşteri tarafından onaylanması, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, Pazar araştırmaları teşvikleri kapsamında ilgili belgelerin hazırlanması, vize ve seyahat işlemlerinin yapılması, müşteri cari kart oluşturulması, müşteri bilgilerinin kaydedilmesi faaliyetleri sırasında kişisel veriler işlenmektedir.

⦁ Kişisel Veri Kategorileri
⦁ Şirket tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:
⦁
⦁ KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU ⦁ AÇIKLAMA
⦁ Kimlik Bilgisi ⦁ Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair tüm bilgiler ve unvan, plaka
⦁ İletişim Bilgisi ⦁ Telefon numarası, adres, e-mail gibi ilgili kişiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler
⦁ Özlük ⦁ Çalışanların özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler (kanunen ve işyeri politikaları gereği özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge) Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları
⦁ Hukuki İşlem ⦁ Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler, Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler
⦁ Müşteri İşlem ⦁ Çağrı merkezi kayıtları, Fatura, senet, çek bilgileri, Gişe dekontlarındaki bilgiler, Sipariş bilgisi, Talep bilgisi, Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler
⦁ Fiziksel Mekan Güvenliği ⦁ Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler
⦁ İşlem Güvenliği ⦁ Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz
⦁ Risk Yönetimi ⦁ IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri gibi bilgi güvenliğine ilişkin veriler
⦁ Finansal Bilgi ⦁ Şirketimizin ilgili kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler, Bilanço bilgileri, Finansal performans bilgileri, Kredi ve risk bilgileri, Malvarlığı bilgileri
⦁ Mesleki Deneyim ⦁ Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerin tecrübelerine ilişkin veriler; örneğin Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar, Transkript bilgileri
⦁ Pazarlama ⦁ Anket, pazarlama çalışmaları sonucunda elde edilen veriler, çerez kayıtları vb. veriler
⦁ Görsel ve İşitsel Kayıtlar ⦁ Şirketimizde tutulan kamera kayıtları, fotoğraf veya video kayıtlarına ilişkin veriler
⦁ Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri ⦁ Adli sicil kaydıdır.
⦁ Sağlık ⦁ Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisidir.
⦁ Özel Nitelikli Veri ⦁ Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile özel nitelikli kişisel veridir.
⦁ Yukarıda sayılanların dışında özel nitelikli kişisel veri işlenmemektedir.

⦁ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR
⦁ Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler
Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:
⦁ Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Şirket, kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.
⦁ Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Şirket tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.
⦁ Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Şirket, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.
⦁ Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Şirket tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.
⦁ Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Şirket tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.
⦁ Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar
Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:
⦁ İlgili kişinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Şirket tarafından ilgili kişinin kişisel verileri, ilgili kişinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.
⦁ Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Şirket tarafından kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Şirket, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.
⦁ Fiili imkânsızlık nedeniyle ilgili kişinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan ilgili kişine ait kişisel veriler, ilgili kişinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.
⦁ Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, ilgili kişi ile Şirket arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.
⦁ Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Şirket, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.
⦁ İlgili kişinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, ilgili kişi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak Şirket tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.
⦁ Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, Şirket zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın ilgili kişinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
⦁ İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket ile ilgili kişinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Şirket tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Şirket öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin ilgili kişinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.
⦁ Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar
Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
Şirket, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:
⦁ Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, ilgili kişinin açık rıza vermesi halinde veya kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.
⦁ Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.
⦁ Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına bakınız.
⦁ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
⦁ Şirket, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.
⦁ Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Şirket tarafından aktarılabilmektedir.
⦁ Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, kişinin açık rızası olmadığı hallerde, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla Şirket tarafından kişisel verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.
⦁ Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli ülkelerden olmaması halinde, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul’un bu işleme izin vermesi ile Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından (bakınız Politika 3. Başlık) en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.
⦁ Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Şirket, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:
PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİZASYONU AKTARIM AMACI
Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı
Özel Hukuk Gerçek/Tüzel Kişileri Hizmetin sağlanabilmesi amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması
Hissedarlar Yönetim yetkisi kapsamında sınırlı ölçüde veri paylaşımı
Tedarikçiler Hizmetin alınabilmesi amacıyla sınırlı ölçüde veri aktarılması
Topluluk Şirketleri Yönetim faaliyetleri kapsamında Evinoks Dış Ticaret LTD. ŞTİ.’ye aktarılması
Yurtdışı Evinoks Dış Ticaret LTD. ŞTİ. tarafından gerçekleştirilen, satış faaliyetleri kapsamında, Yurtdışı gümrükleme faaliyetlerinin Şirkete ait durumlarda, yurtdışı gümrükçüye Müşteri bilgilerinin gönderilmesi, Müşteri bilgilerinin lojistik firmasına gönderilmesi, Yurtdışı satış sözleşmelerinin yapılması faaliyetleri kapsamında kimlik ve iletişim bilgileri yurtdışı müşterilerine veya yurtdışı gümrükleme şirketlerine aktarılabilmektedir.

Şirket veri aktarımını aşağıdaki amaçlarla ve hukuki sebeplere dayalı olarak gerçekleştirmektedir;

Amaçlar

⦁ Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
⦁ Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
⦁ Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
⦁ Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
⦁ İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
⦁ İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
⦁ Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
⦁ Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
⦁ Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
⦁ Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
⦁ Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Hukuki Sebepler

⦁ Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi
⦁ Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
⦁ Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması
⦁ Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması
⦁ İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması

⦁ VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI
⦁ Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir. İlgili madde gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;
⦁ Kişisel verilerinizin işlenme amacı için lütfen Politika’nın 2.2. bölümünü inceleyiniz.
⦁ Kişisel verilerinizin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı için lütfen Politika’nın 4. Bölümünü inceleyiniz.
⦁ Fiziki veya elektronik ortamlarda farklı kanallarla toplanabilen kişisel verilerinizi işlenmesine ilişkin şartları incelemek için lütfen Politika’nın 3.2 ve 3.3. bölümüne bakınız.
⦁ İlgili kişi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:
⦁ Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
⦁ Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
⦁ Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
⦁ Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
⦁ Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
⦁ Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
⦁ İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
⦁ Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, https://www.evinoks.com/ den ulaşabileceğiniz Evinoks İlgili kişi Başvuru Formu’nu doldurarak Şirketimize iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.
⦁ Şirket, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte Şirket gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.
⦁ Şirket tarafından ilgili kişi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak ilgili kişiye açıklanacaktır.
Kişisel verilerin doğrudan ilgili kişiden elde edilmemesi halinde; Şirket tarafından (1) kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, (2) kişisel verilerin veri sahipleri kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, (3) kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada veri sahiplerinin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.
⦁
⦁ KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine Şirket, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

⦁ KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR
⦁ Aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamı dışındadır:
⦁ Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
⦁ Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
⦁ Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç̧ teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
⦁ Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş̧ kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
⦁ Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Aşağıda sayılan durumlarda Şirket tarafından veri sahiplerine aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve veri sahipleri, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanun’da belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:
⦁ Kişisel veri islemenin suç̧ işlenmesinin önlenmesi veya suç̧ soruşturması için gerekli olması.
⦁ İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş̧ kişisel verilerin işlenmesi.
⦁ Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
⦁ Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

EK-1: TANIMLAR
TANIM
Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgidir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine, mezhebe veya diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika üyeliklerine, sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ve biyometrik verilere ilişkin verileri ifade etmektedir.
Kişisel Sağlık Verisi Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi.
İlgili kişi/ İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi
Kişisel Veri İşleme Envanteri Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu Şirketin kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
KVK Kanunu 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Anayasa 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası
KVK Kurulu Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kurumu
KVK Kurumu Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Politika Evinoks Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası
Şirket / Evinoks Evinoks Servis Ekipmanları Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi
Topluluk Şirketleri Evinoks Dış Ticaret Limited Şirketi

EK 2:
VERİ ALICI GRUPLARI
Kanunen Yetkili Kamu Kurumu ve Kuruluşları Noter, Kamu ve özel bankalar, İl valilikleri, SGK, ÇGSB, Sanayi ve Ticaret İl Müdürlüğü, Ticaret Sicil Müdürlüğü, BTSO, TSO ve diğer sanayi bölge müdürlükler, TSE, KOSGEB, TUBİTAK, Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Ekonomi Bakanlığı, GİB, İBYS, Kolluk Kuvvetleri, Maliye, TUİK, İcra Müdürlüğü, Mahkemeler ve Ilgili Bakanlıklar
Gerçek Kişiler ve Özel Hukuk Tüzel Kişileri Müşteriler

Hissedarlar Şirket’in hissedarı/ ortağı gerçek kişiler
Tedarikçiler Avukat, Danışman
Banka
ERP, İZİBİZ
Sigorta Acentesi
Coresys
YMM
Bilen Patent, Destek Patent
Sigorta Şirketi
AKYTEC
Yetkili Vize Şirketi
Servis şirketi
Özel Eğitim Kuruluşu
MYK Yetkili Özel Eğitim Kuruluş
ERP,
Coresys
Starcom
Teşvik Danışmanı
Lojistik Şirketi
Seyahat Şirketi

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
⦁ GİRİŞ
⦁ Amaç
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Evinoks Servis Ekipmanları Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Şirket; Stratejik planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Şirket çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, tedarikçi yetkilileri, tedarikçi çalışanları, şirket yönetim kurulu, hissedarları, müşteri yetkilileri, müşteri çalışanları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
⦁ Kapsam
Şirket çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, tedarikçi yetkilileri, tedarikçi çalışanları, şirket yönetim kurulu, hissedarları, müşteri yetkilileri, müşteri çalışanları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
Ayrıca, işbu Politika’da aksi belirtilmedikçe, Politika ile atıf yapılan dokümanlar hem basılı hem de elektronik kopyaları kapsamaktadır.
⦁ TANIMLAR VE KISALTMALAR

Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza,

Alıcı Grubu Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi
Anayasa Türkiye Cumhuriyeti Anayasası

Anonim Hale Getirme Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Elektronik Ortam Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar
Elektronik Olmayan Ortam Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
Hizmet Sağlayıcı Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi
İlgili Kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler,

İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,

Kanun 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam,

Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. ad-soyad, TCKN, e-posta, adresi, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası – Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir)

Kişisel Veri İşleme Envanteri Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel Nitelikli Kişisel Veri Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler
Periyodik İmha Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’da belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
Politika Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri Kayıt Sistemi Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
Veri Sorumlusu Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi
VERBİS Veri Sorumluları Sicili
Yönetmelik 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

⦁ SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılımı ve imha süreçleri aşağıdaki gibidir;
UNVAN
BİRİM GÖREV
ERP Sorumlusu ERP Politika’nın uygulanmasında İhtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.
Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesi ile Çalışanların Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur.
İK Sorumlusu İK Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesi ile Çalışanların Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur.
Muhasebe Sorumlusu Muhasebe Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesi ile Çalışanların Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur.
Yurtiçi Satış Sorumlusu Yurtiçi Satış Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.
Yurtdışı Satış Sorumlusu Yurtdışı Satış Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.
Satın Alma Sorumlusu Satın Alma Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.
Mühendislik Sorumlusu Mühendislik Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.
Proje Sorumlusu Proje Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.
Üretim Planlama Sorumlusu Üretim Planlama Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

⦁ KAYIT ORTAMLARI

Elektronik Ortamlar Fiziksel Ortamlar

Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
Yazılımlar (ERP, ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.)
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )
Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi Kağıt
Manuel veri kayıt sistemleri
Yazılı, basılı, görsel ortamlar

⦁ SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, tedarikçi yetkilileri, tedarikçi çalışanları, şirket yönetim kurulu, hissedarları, müşteri yetkilileri, müşteri çalışanları olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
⦁ Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
⦁ Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirketimizde, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
⦁ 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
⦁ 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
⦁ 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
⦁ 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
⦁ 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
⦁ 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
⦁ 4857 sayılı İş Kanunu,
⦁ 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
⦁ İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
⦁ Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme amaçlarıyla ve aşağıda belirtilen Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarına istinaden kişisel verileri saklamakta ve kullanmakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha etmektedir.
⦁ Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Çalışanlar ı̇çin ı̇ş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
⦁ Çalışanlar ı̇çin yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Denetim / etik faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Erişim yetkilerinin yürütülmesi
⦁ Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
⦁ Finans ve muhasebe ı̇şlerinin yürütülmesi
⦁ Fiziksel mekan güvenliğinin temini
⦁ Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Hukuk ı̇şlerinin takibi ve yürütülmesi
⦁ İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
⦁ İş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi
⦁ İş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ İş süreçlerinin ı̇yileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi
⦁ İ̇letişim faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Mal / hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Organizasyon ve etkinlik yönetimi
⦁ Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi
⦁ Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Reklam, kampanya, promosyon süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Talep / şikayetlerin takibi
⦁ Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
⦁ Ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
⦁ Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
⦁ Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini
⦁ Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
⦁ Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
⦁ Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
⦁ İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
⦁ İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
⦁ İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
⦁ Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
⦁ Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
⦁ Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
⦁ Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
⦁ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politakamız” da detaylı bilgiyi bulabilirsiniz.
⦁ Teknik Tedbirler
⦁ Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
⦁ Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
⦁ Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
⦁ Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
⦁ Erişim, bilgi güvenliği, kullanım politikaları hazırlanmıştır.
⦁ Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
⦁ Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
⦁ Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
⦁ Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
⦁ Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
⦁ Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
⦁ Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
⦁ Şirket içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
⦁ Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
⦁ Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
⦁ Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
⦁ Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
⦁ Özel nitelikli kişisel veriler cd, dvd ortamına kaydedilmemektedir
⦁ Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
⦁ Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.

⦁ İdari Tedbirler

⦁ Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
⦁ Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
⦁ Saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
⦁ Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
⦁ İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
⦁ Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
⦁ Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
⦁ Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
⦁ Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
⦁ Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
⦁ Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
⦁ Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
⦁ Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
⦁ Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

⦁ KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İmha kapsamında gerçekleştirilen tüm işlemler Şirketimiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmaktadır. Şirketimiz, Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre seçmekte olup, ilgili kişinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesini açıklamaktadır.
⦁ Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri silme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:
Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri silme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:
Veri Kayıt Ortamı Açıklama

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/ boyanarak/ silinerek karartma işlemi de uygulanır.

⦁ Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirketimiz, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri yok etme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:
Veri Kayıt Ortamı Açıklama

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

⦁ Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, Şirketimiz, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekmektedir. Şirketimiz, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri elektronik ortamda anonim hale getirme işlemi uygulanmamaktadır. Fiziksel olarak karartma yöntemi kullanılmaktadır.
⦁ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verileri aşağıdaki EK-1 Saklama ve İmha Süreleri Tablosu’nda belirtilen azami süreler boyunca saklamakta ve imha etmektedir:
⦁ İlgili kişinin, Şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini talep etmesi halinde Şirketimiz:
⦁ Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa:
⦁ İlgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir, ve
⦁ Talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
⦁ Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, ilgili kişinin talebini Kanun’un 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.
⦁ PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirketimizde her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
⦁ POLİTİKANIN YAYIMLANMASI
İşbu Politika yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika 01.01.2020 tarihinde yayımlanmış olup, VERBİS sisteminde kayıtlıdır.
Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncel Politika yayımlandığı tarihte yürürlüğe girecektir.
⦁ SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ

Süreç Saklama Süresi İmha Süresi

Banka ve sigorta şirketleri ile ödeme ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi Hukuki ilişki süresince Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Teşvik destek başvurularının yapılması Hukuki ilişki süresince Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi Hukuki ilişki+5 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ar-ge Mühendislik Proje faaliyetlerinin yürütülmesi Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Üretim Planlama Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Satın Alma faaliyetleri Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Yurtiçi satış faaliyetleri Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Yurtdışı satış faaliyetleri Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İdari işler Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan bilgilerinin ERP sistemine girilmesi Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kullanıcı hesaplarının açılması işlem güvenliği verileri 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları birimi faaliyetleri kapsamında yapılan işlemler ve özlük dosyaları Hukuki ilişki+10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İş sağlığı ve güvenliği faaliyetleri kapsamında işlenen veriler ve sağlık dosyaları Hukuki ilişki+15 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Puantaj kayıtlarının tutulması amacı ile biyometrik veri işlenmesi Hukuki ilişki Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera kayıtları 60 gün Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçi kayıtları 1 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
E-mail içerikleri, pazarlama iletişim bilgileri 1 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Log kayıtları 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İş başvuru formlarının alınması 5 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çerezler

EVİNOKS
İNTERNET SİTESİ GİZLİLİK POLİTİKASI ve ÇEREZ AYDINLATMA METNİ

Politikanın Amacı ve Veri Sorumlusu Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında hazırlanan İnternet Sitesi Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni (“Politika”) Evinoks Servis Ekipmanları Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (“Evinoks” veya “Şirket”) tarafından işletilen https://www.evinoks.com/ internet sitesini ziyaret edenlerin (“İlgili kişi” veya “ Ziyaretçi”) kişisel verilerinin işlenmesi hakkında bilgi vermeyi ve ilgili kişilerin haklarını ve gizliliğini korumayı amaçlamaktadır.

Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin detaylı bilgilere https://www.evinoks.com/ adresinden erişilebilen Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’ndan ulaşabilirsiniz.

Kişisel Veriler, İşleme ve Aktarma Amaçları, Hukuki Sebepler, Toplama Yöntemi, Alıcı Gruplar

“Bültenimize abone olun” kısmından abone olmanız halinde bültenleri iletebilmek amacıyla, e-mail adresiniz olan iletişim verileriniz,
“İletişim formu”nu doldurmanız sırasında adınız, e-mail adresiniz, telefon numaranız olan kimlik ve iletişim bilgileriniz,
Siteyi ziyaret etmeniz sırasında 5651 sayılı “İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun kapsamında ıp adresiniz, tarayıcı bilgileriniz olan işlem güvenliğine ilişkin verileriniz,
Siteyi ziyaret etmeniz sırasında aşağıda detaylı olarak açıklanacak çerezlerin toplanması sırasında pazarlama verileriniz,

iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, reklam, kampanya, promosyon süreçlerinin yürütülmesi ve pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi amaçlarıyla elektronik yollarla otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Kanun’a ve Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak, Kanunlarda açıkça öngörülme ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak toplanmakta ve işlenmektedir.

Toplanan kişisel verileriniz bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak gerçek kişiler ve özel hukuk tüzel kişilerine, tedarikçi ve hizmet sağlayıcılarımıza ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilecektir.

Hangi Çerezler Toplanmaktadır?

İnternet sitemizi ziyaretiniz sırasında sizlerin deneyiminizi geliştirmek için çerezler gibi bazı teknolojilerden (“çerezler”) faydalanmaktayız. Çerezler internet siteleri tarafından erişim sağladığınız bilgisayarınıza, cep telefonlarınıza, tabletlerinize veya diğer mobil cihazlarınıza kaydedilen küçük veri depolama dosyalarıdır.

Sitemizi ziyaret etmeniz sırasında hem site tarafından yerleştirilen, hem de üçüncü taraflarca yerleştirilen çerezler kullanılmaktadır.

Adobe Analytics http://www.adobe.com/uk/privacy/opt-out.html
AOL https://help.aol.com/articles/restore-security-settings-and-enable-cookie-settings-on-browser
Google Adwords https://support.google.com/ads/answer/2662922?hl=en
Google Analytics https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Google Chrome http://www.google.com/support/chrome/bin/answer.py?hl=en&answer=95647
Internet Explorer https://support.microsoft.com/en-us/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
MozillaFirefox http://support.mozilla.com/en-US/kb/Cookies
Opera http://www.opera.com/browser/tutorials/security/privacy/
Safari: https://support.apple.com/kb/ph19214?locale=tr_TR

İlgili Kişinin Hakları
Kişisel ilgili kişi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, https://www.evinoks.com/ adresinden ulaşabileceğiniz İlgili Kişi Başvuru Formu’nu doldurarak Şirketimize iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

İnternet Sitesi Gizlilik Politikasının Yürürlüğü

İnternet Sitesi Gizlilik Politikası yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer. Şirket olarak Politikayı değiştirme ve güncelleme hakkını saklı tutarız. Politika’nın tümünün veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda Politika’nın yürürlük tarihi güncellenecek olup, yayınlanacaktır.

Politika Şirket internet sitesinde https://www.evinoks.com/ adresinde herkese açık şekilde yayımlanır ve yürürlüğe girer. Politikada değişiklik yapılması halinde, güncel politika yine bu adreste yayımlanır.

İLGİLİ KİŞİ BAŞVURU FORMU
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (“Başvuru Sahibi”), KVK Kanunu’nun 11. Maddesi ile, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin çeşitli taleplerde bulunma hakkı tanınmıştır. KVK Kanunu uyarınca veri sorumlusu olan Şirketimize, söz konusu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.
Tarafımıza aşağıdaki kanallar vasıtasıyla yazılı olarak ileteceğiniz başvurularınız, KVK Kanunu’nun 13. Maddesi uyarınca, talebinizin Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
BAŞVURU SAHİBİ’NİN İLETİŞİM BİLGİLERİ
Tarafınızca bu form kapsamında iletilmesi gereken kişisel verileriniz, başvurunuzun değerlendirilebilmesi, sonuçlandırılabilmesi ve sizinle iletişime geçilebilmesi amacıyla alınmakta ve başka amaçlarla veri işlemeye konu olmamaktadır.
Adı- Soyadı
Tc. Kimlik Numarası
Cep Telefonu
İkametgah Adresi
İş Adres
E-posta adresi

LÜTFEN ŞİRKETİMİZ İLE ARANIZDAKİ İLİŞKİYİ BELİRTİNİZ.
Çalışan
Çalışan Adayı
Müşteri
Ziyaretçi
İş Ortağı
Diğer (Belirtiniz)

Şirketimizle ilişkiniz hala devam ediyor mu?

BAŞVURU SAHİBİ’NİN TALEBİ:
İlgili kişinin hakları aşağıda sıralanmış olup, lütfen talebinize uygun olan kutucuğu/kutucukları işaretleyiniz.
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
Talep halinde aşağıda yer alan bilgi ve belgeler Şirketimize iletilmelidir:
Eksik veya yanlış olduğunu düşündüğünüz, düzeltilmesini istediğiniz kişisel verilerinizin içeriği.
Kişisel verilerinizin doğru ve tamamlayıcı bilgilerini gösteren belgeler
KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin “silinmesini” ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
Talep halinde aşağıda yer alan bilgi ve belgeler Şirketimize iletilmelidir:
Eksik veya yanlış olduğunu düşündüğünüz düzeltilmesini istediğiniz kişisel verinizin içeriği
Kişisel verilerinizin doğru ve tamamlayıcı bilgilerini gösteren belgeler
KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin “yok edilmesini” isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
Talep halinde aşağıda yer alan bilgi ve belgeler Şirketimize iletilmelidir:
Eksik veya yanlış olduğunu düşündüğünüz düzeltilmesini istediğiniz kişisel verinizin içeriği
Kişisel verilerinizin doğru ve tamamlayıcı bilgilerini gösteren belgeler
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

TALEBE İLİŞKİN AÇIKLAMA
(Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz. )

BAŞVURU KANALLARI:
Şirketimize yazılı olarak yapılacak başvurular, aşağıdaki başvuru adreslerine, işbu formun eksiksiz doldurulması ve imzalı olarak aşağıdaki yöntemlerden herhangi biri ile tarafımıza iletilmesi suretiyle yapılabilir.

Başvuru Usulü Başvuru Adresi Yöntem Açıklama
Fiziki Başvuru ……. Bursa Adrese gelerek Kimliğinizi tespit edici belge ile gelinmelidir.
……. Bursa Noter kanalıyla Noter kanalıyla tebligat göndererek yapabilir.
……. Bursa İadeli Taahhütlü Mektup Kimliğinizi tespit edici belgeler eklenmelidir ve tebligat zarfında “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yer almalıdır.
Online Başvuru info@….com.tr Güvenli elektronik imza ya da mobil imzayla e-posta yolu Başvuru Sahibi tarafından, Güvenli Elektronik İmza ya da Mobil İmza ile imzalanması ve E-posta’nın konu kısmında “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” ibaresi yer almalıdır.
….@….kep.tr Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yolu KEP başvurusunun konu kısmında “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yer almalıdır.

LÜTFEN BAŞVURUNUZA VERECEĞİMİZ YANITIN TARAFINIZA BİLDİRİLME YÖNTEMİNİ SEÇİNİZ.
Adresime gönderilmesini istiyorum
E-posta adresime gönderilmesini istiyorum
Elden teslim almak istiyorum.

İşbu başvuru formu, Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak belirleyerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Şirketimiz ek evrak ve bilgi (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz başvuru yapılması halinde Şirketimiz, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı herhangi bir sorumluluk kabul etmemektedir. Şirketimiz ayrıca, Başvuru Sahibi’nin başvurusunun talebe uygun biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak amacıyla, Başvuru Sahibi’ne başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

Başvuru Sahibi Adı-Soyadı
Başvuru Tarihi
İmza

Bir başkası adına başvuru yapıyor iseniz, başvuru yapmaya yetkili olduğunuzu gösterir, yetkili makam tarafından düzenlenmiş/onaylanmış belgeleri (veli/vasi olduğunuzu gösterir belge, özel yetki içeren vekaletname vb.) başvuru formu ile birlikte iletmeniz gerekmektedir. Aynı şekilde, şirketimizin başvuruya yanıtının başkası adına elden teslim alınabilmesi için, söz konusu belgelerin sunulması gerekmektedir.